Open JeugdKamp Zeilberg (OJKZ) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door OJKZ. Wat zijn persoonsgegevens? Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. Van wie verwerkt OJKZ persoonsgegevens? OJKZ verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
Jeugdleden en vrijwilligers die meegaan met OJKZ;
Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij OJKZ of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens? De voorzitter en secretaris van OJKZ verwerken persoonsgegevens in Google Drive door middel van spreadsheets & Docs in de Cloud. De secretaris is standaard “eigenaar” van de gebruikte bestanden. Bestanden worden uitsluitend privé gedeeld met de actieve vrijwilligers en hebben daarmee beperkte toegang tot het inzien van deze informatie. Wanneer zij stoppen met hun vrijwilligerswerk houdt ook de toegang tot deze informatie op te bestaan. Waarvoor verwerkt OJKZ persoonsgegevens? Als je lid bent van OJKZ of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we je persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en in voorkomende gevallen je bijvoorbeeld begeleiden bij de aanvraag van een Verklaring Omtrent Gedrag als vrijwilliger. Als je eenmaal lid of relatie van OJKZ bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van OJKZ. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door de mail te beantwoorden met “ik wil geen mail meer ontvangen” of onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken. Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom inschrijfgeld, statistische analyses enzovoorts. Verwerkt OJKZ ook bijzondere persoonsgegevens? Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan het medicijnprotocol dat OJKZ heeft gemaakt ten behoeve van een zomerkamp. OJKZ controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door OJKZ- onderdelen. Hoe gaat OJKZ met mijn persoonsgegevens om? Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt. Wie kan er bij mijn persoonsgegevens? Binnen OJKZ kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door direct betrokken actieve vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Uitwisseling van persoonsgegevens binnen OJKZ Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard? Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens? Bij de verwerking van persoonsgegevens is OJKZ gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Kan ik zien welke gegevens OJKZ van mij verwerkt en kan ik dat wijzigen? Enkel de gegevens verstrekt bij aanmelding, inschrijving of medicatiegebruik worden verwerkt in onze administratie. U kunt te allen tijde een verzoek indienen tot inzage, correctie, verwijdering van persoonsgegevens, en u heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door OJKZ kun je in eerste instantie terecht bij de Secretaris. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met het bestuur van OJKZ op Blasiusstraat 10, 5754 AV Deurne of via info@ojkz.nl. Wijzigingen privacybeleid OJKZ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via www.ojkz.nl/contact/privacyverklaring.